Google Keep
Lijstjes

Efficient werken met Google Keep

Werken met lijstjes is zeker fijn, maar hoe zorg je dat het nog een beetje overzichtelijk is? In mijn eerdere blog over het werken met lijstjes vertelde ik al dat ik zelf vaak gebruik maak van Google Keep en Wunderlist. Dat doet ik nog steeds, en ik help je graag om het ook in Google Keep overzichtelijk te houden.

Hoe werkt Google Keep?

Op veel bureaus zie je de welbekende sticky notes rondslingeren. Voor elk onderwerp wat je nog even moet onthouden schrijf je een sticky note en vaak belanden die ergens op je scherm of op je bureau. Wanneer je dat onderwerp weer kan vergeten of hebt afgerond, kan de note weer in de prullenbak. Handig, maar het kan nog handiger.

Google Keep werkt eigenlijk volgens hetzelfde systeem, maar dan digitaal. Met name handig op het moment dat je niet altijd op dezelfde werkplek bent (want als die sticky note aan je scherm hangt en jij zit thuis op je laptop, heb jij geen idee meer wat er op staat).

Bij het gebruik van Google Keep creëer je deze sticky notes eigenlijk overzichtelijk bij elkaar. Omdat het digitaal is, kun je ze eenvoudig bereiken via een link en kun je er altijd bij.

Hoe gebruik je Google Keep efficiënt?

Er zijn een aantal handigheden binnen Google Keep die er voor zorgen dat je er nog handiger gebruik van kan maken.

Het gebruik van Labels

Elke notitie die je maakt, kun je een label geven. Ik gebruik Google Keep momenteel privé, op het werk en voor mijn blog. Als al deze notes als het ware door elkaar zouden hangen, zou dat voor een onoverzichtelijk geheel zorgen. Elke note die ik maak, geef ik een label mee (privé, werk of blog). Op het moment dat ik dan met mijn blog bezig ben, open ik het label ‘blog’ en krijg ik alle notes die daar mee te maken hebben. Dit zorgt er ook nog eens voor dat je niet afgeleid wordt door notities waar je op dat moment niets mee hoeft te doen.

het gebruik van vinkjes

Bij het schrijven van een to do lijst, is niets fijner dat het afstrepen van je taken. Bij Google Keep heb je de mogelijkheid om selectievakjes aan jouw note toe te voegen. Deze selectievakjes kun je aan en uit vinken waardoor je alsnog jouw afgeronde taken af kan vinken. Voordeel is dat deze dan blijven bestaan en je dus altijd nog terug kan vinden of je dat wel of niet hebt gedaan. De voltooide taken kun je overigens ook open/dicht klikken. Ik vind het zelf altijd wel fijn om ze niet meer te zien dus heb ze dan dicht geklikt. Mocht ik wel weer iets zoeken dan kan ik ze altijd weer openen.

het gebruik van de zoekfunctie

Je weet dat je ergens iets hebt opgeschreven, maar weet niet meer precies waar. Geen ramp als je drie notities hebt, maar het wordt vervelender als je veel hebt opgeschreven. Wanneer je dit op papier hebt gedaan betekent dit dat je een hele hoop moet doorbladeren. Google Keep maakt gebruik van een zoekfunctie waardoor je altijd terug kan vinden waar iets stond of wat je precies genoteerd hebt.

het gebruik van de deelfunctie

Wanneer je een gezamenlijke verantwoordelijkheid ergens voor hebt of het prettig vind om zaken met elkaar te delen, is de deelfunctie erg handig. Je voegt het mailadres van de persoon toe waarmee je de note wil delen en deze notitie verschijnt dan ook bij de andere persoon op Google Keep. Je hebt direct dezelfde rechten, dus als het bijvoorbeeld een to do lijst is, kan je deze beide aanvullen, voltooien, aanpassen etc.

het gebruik van de overige functies

Naast bovengenoemde functies zijn er nog een aantal functies die het gebruik van Google Keep handig maken. Het is natuurlijk aan jezelf welke je ook daadwerkelijk fijn vindt en gebruikt. Zo is er de functie om een herinnering te gebruiken op een moment dat jij zelf instelt, van deze notitie. Je kunt de notities verschillende kleuren geven (bijvoorbeeld per onderwerp) en afgehandelde notities kun je in je archief plaatsen. Je ziet ze dan niet meer, maar mocht je het nog een keer nodig hebben kun je het altijd terugvinden. Als je wil zou je zelfs een tekening kunnen maken. Naast dat Google Keep via de webpagina te bereiken is, kun je ook de app downloaden voor op je telefoon. Heel handig als je ineens iets te binnen schiet, wat je nog moet doen of onthouden.

Kortom: ik werk niet meer zonder. Hoe handig is het als je het digitaal hebt en je er direct bij kan?

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het dan weten via een reactie!