prioriteitenmatrix
Lijstjes

Efficiënt: werken met de prioriteitenmatrix

Tijdens mijn eerste stage zo’n drie jaar geleden kreeg ik al vrij snel de prioriteitenmatrix van Eisenhower onder ogen. Het werk wat ik doe is erg ad hoc waardoor je vrijwel nooit je to-do lijst afkrijgt. Het is dan goed (en eigenlijk noodzakelijk) om direct de prioriteiten van een taak in te schatten. Maar hoe doe je dat dan precies?

Dit kan je doen met de kwadranten van Eisenhower. Eisenhower heeft destijds een matrix met vier kwadranten gemaakt om de urgentie en mate van belang te bepalen. Deze kan je toepassen op je dagelijkse leven! Ik word soms echt geleefd door alle dingen die op mij af komen, het kwadrant helpt dan om keuzes te maken.

Het kwadrant

In principe is het heel simpel. Je hebt een as met de waardes ‘belangrijk’ en ‘niet belangrijk’ en eentje met ‘urgent’ en ‘niet urgent’.

prioriteitenmatrix

Mogelijkheden

Zoals je in bovenstaande afbeelding af kan lezen. Heb je meerdere mogelijkheden.

A – belangrijk en urgent

Wanneer iets zowel belangrijk is als urgent, betekent dit dat het eigenlijk METEEN opgelost moet worden. Een brandje blussen dus! Bij deze taken heb je vaak ook geen keus en wordt er ook verwacht dat je dit direct oppakt. Let wel op. Wanneer jouw dag alleen maar uit dit soort taken bestaat, heb je geen tijd meer voor de overige taken. De vraag is dan of je wel kritisch genoeg bent over de urgentie en het belang. Wellicht had je kunnen voorkomen dat ze in deze categorie kwamen door wanneer ze nog in kwadrant B vielen, ze af te ronden.

B – belangrijk maar niet urgent

In principe zegt men dat je deze meeste tijd aan deze taken moet besteden. Ze zijn dan misschien niet urgent doordat ze geen deadline hebben, maar het belang is wel groot! Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met jouw persoonlijke ontwikkeling en het maken van een planning. Beide heeft geen urgentie maar is wel erg belangrijk. In veel gevallen zijn we gewend de urgente taken direct op te  pakken en vergeten we de taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn. Op die manier schuif je het makkelijk vooruit. Niet doen! Dit staat jouzelf alleen maar in de weg.

C – onbelangrijk maar wel urgent

Dit zijn taken waar je in principe vaak niet ontkomt. In mijn werk is dat bijvoorbeeld een continue stroom van mailtjes, een telefoon die met regelmaat gaat en collega’s die continu vragen stellen via de chat, WhatsApp, telefonisch of persoonlijk. Compleet negeren kan ik dit niet, en sommige vragen die zij stellen zijn wellicht ook wel belangrijk (dan schuif je ze naar B). Het gevaar is alleen dat je continu bezig bent met deze dingen terwijl ze voor jou en niet belangrijk en niet urgent zijn. Klik bijvoorbeeld bewust eens een uur jouw mail weg zodat jij je volledig kan focussen op je taak. Misschien kan jij niet je telefoon uitzetten, maar kies er dan bijvoorbeeld voor om je collega’s op een later moment terug te bellen.

D – onbelangrijk en niet urgent

Eigenlijk is dat al meteen duidelijk: niet doen! Je hebt zelf vast wel eens van die momenten dat je nutteloze uren doorbrengt op Netflix, social media of bijvoorbeeld door te kletsen met een collega. Allemaal prima en in sommige gevallen draagt het vast ook ergens aan bij, maar als het niet urgent is en niet belangrijk moet je dit toch echt tot een minimum beperken. Dan houd je vanzelf meer tijd over voor de andere taken!

Hoe gebruik je de prioriteitenmatrix in de praktijk?

Ik ben er zelf niet zo’n voorstander van om je to-do lijst in te richten op de prioriteitenmatrix. Als dit voor jou werkt: doen! Voor mij werkt het alleen niet.

Ik werk nog gewoon met mijn standaard to do lijst en op het moment dat ik daar mee bezig ga, loop ik de taken langs. Wel zaken zijn urgent en belangrijk (A) en welke zaken zijn minder urgent maar wel belangrijk (B)? Deze taken pak ik als eerste op (in die volgorde). De taken in kwadrant A en B zijn vaak ook taken die ik zelf moet uitvoeren en dus niet kan delegeren. Als dat het wel geval is, zet ik het door naar een ander.

Om mijn tijd efficiënter in te delen en niet geleefd te worden door A en C, kies ik er soms voor om in blokken te werken. Wellicht werkt dat voor jou ook! Plan van te voren blokken in je agenda waar je met bepaalde dingen bezig gaat. Dit kan je indelen in de blokken A, B en C maar je kan er ook voor kiezen om dit op taak te doen. Je kan dan bijvoorbeeld een blok inplannen waar jij je collega’s terugbelt en aan de slag gaat met hun vragen. Je kan dan ook van te voren aangeven wanneer je dat gaat doen, en als jij hen zelf belt zal je niet door hen gestoord worden op een moment dat het jou niet uitkomt. Dat scheelt al een hoop! Die kleine onderbrekingen zijn anders steeds een moment dat je gestoord wordt en waarna het weer even duurt om weer geconcentreerd te zijn.

En klaar! Zo lijkt het best makkelijk om efficiënt te werken he?

 

 

BewarenBewaren

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het dan weten via een reactie!

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.