to-do
Lijstjes

Tips voor het opstellen van een goede to-do lijst

Een to-do lijst maken kan er voor zorgen dat je overzicht krijgt in de werkzaamheden die je nog moet doen. Maar hoe zorg dat je deze to-do lijst ook inhoudelijk goed is? We weten allemaal dat een to-do lijst alleen leuk is als hij ook nog enigszins realistisch is. Daarnaast geeft het afstrepen van taken geeft over het algemeen voldoening. Hoe zorg je dan hij realistisch is en dat het ook nog een beetje leuk blijft?

Wat zet je op je to-do lijst?

Uiteraard natuurlijk de taken of werkzaamheden die je nog moet gaan doen. Maar welke taken zet je er precies op? In mijn vorige blog vertelde ik meer over het gebruik van Google Keep. Dat is in dit geval ook erg handig.

REALIstische taken

Zet alleen de taken op jouw to-do lijst die je binnen een realistische tijd moet of kan afronden. Soms ben ik ergens mee bezig en krijg ik ineens een idee. Vaak zijn dit dingen waar ik nog iets mee moet doen of waar ik ooit eens wat mee wil, maar die niet op dat moment urgent zijn. Soms kun je dit ook het beste bepalen door het gebruik van de prioriteitenmatrix. Sommige taken zijn wel belangrijk en wil je onthouden, maar hoef/ga je op dit moment niets mee doen. Zet ze dan ook niet op je to-do lijst! Dit is als het ware vervuiling van je to-do lijst want dit betekent dat je deze taken ook niet binnenkort kunt afronden. Met andere woorden: je to-do lijst is dan nooit af. In Google Keep open ik dan vaak een andere note en maak ik daar bijvoorbeeld een lijstje met ‘dingen die ik nog een keer wil doen’. Deze dingen vergeet je dan niet, zie je nog wel regelmatig maar geven niet de druk dat ze nu op dit moment af moeten.

knip je taken op

Je wil graag dat je to-do lijst overzichtelijk is en een goede weergave van de taken. Ook wil je graag dat je taken kan afstrepen. Niets zo vervelend als een groot deel van de taak hebben gedaan maar hem niet kunnen afstrepen omdat je nog een klein deel moet. En hoe onthoud je dan dat kleine deel? Zorg dat je de taken die je op je to-do lijst zet niet te groot zijn. Bijvoorbeeld niet: ‘teksten op de website aanpassen’ maar ‘tekst ‘about me‘ aanpassen’ en ‘tekst ‘welkomstpagina‘  aanpassen’. Deze kleine deeltaken kun je dan afstrepen op het moment dat je ze klaar hebt.

vul je taken aan

Het gebeurt mij nog wel eens dat ik een relatief simpele en (op het oog) kleine taak op mijn to-do lijst heb staan en dat deze veel groter blijkt te zijn. Het heeft weinig zin om de oorspronkelijke taak dan eeuwen op je lijstje te laten staan. Streep hem weg en verdeel de taak alsnog in kleinere taken zodat je het overzicht creëert. Anders is het nog niet duidelijk wat je nu eigenlijk moet doen.

de twee minuten regel

Ja, het blijft lastig. Soms is het gewoon makkelijker of voor je gevoel sneller om een taak op je to-do lijst te zetten. Maar echt waar, als je het binnen 2 minuten zelf kan afronden of direct kan doorzetten naar iemand anders die verantwoordelijk is: doe dat dan. Je bent er dan meteen van af, en misschien heb je al weer respons op het moment dat je anders pas aan de taak begonnen zou zijn. Als jouw taken met name uit 2 minuten taken bestaan, zal het wat lastig worden, maar over het algemeen nemen de meeste taken wel meer tijd in beslag.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het dan weten via een reactie!